商務信函
分類: 通信禮儀
禮儀詞典
編輯 : 禮儀知識
發布 : 06-11
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商務信函的要求
一 完整
在寫信時，為了避免傳輸錯誤信息，務必使書信的基本內容“按部就班” 、完整無缺。
例如，在信文中提到收到對方來信，或是在末尾落款時，不可一筆帶過，而應準確到具體日期。一般要求寫明何月何日，必要時還須寫明何年何月何日何時。
在書寫信封時，雙方的郵編不可缺少。另外，在書寫收信人及發信人地址時，要力求其完整，而不宜采用簡稱。惟有如此，方能確保書信被及時送達，或是因故被退還時不至于丟失。
二 清楚
書寫信函時，必須使之清晰可辨。要做到這一點，須注意以下四個方面：
（１）字跡要清楚，切勿潦草、亂涂亂改。
（２）要選擇耐折、耐磨、吸墨、不洇、不殘、不破的信紙、信封，切勿不加選擇，隨意亂用。
（３）要選用字跡清楚的筆具與墨水。在任何時候，都不要用鉛筆、圓珠筆、水彩筆寫信，紅色、紫色、綠色、純藍等色彩的墨水也最好別用。
（４）在書信里敘事表意時，要層次明、條理清，有頭有尾，切忌天馬行空、云山霧罩，令人疑惑叢生，不知所云。這是寫商務信函要特別注意的一點。
三 簡潔
寫信如同作文一樣，同樣講究言簡意賅、適可而止。在一般情況下，寫信應當“有事言事，言罷即止” ，切勿洋洋灑灑、無休無止。
當然應當避免為使書信簡潔而矯枉過正，走向另一個極端，過分地惜墨如金，而使書信通篇冰冷乏味。
四 正確
在寫信時，不論是稱呼、敘事，還是遣詞造句，都必須做到正確無誤。
在信中，杜絕出現錯字、別字、漏字、代用字或自造字，也不要為了省事，而用漢語拼音或外文替代不會寫的字。
在書寫收信人姓名、地址、職務及尊稱時，不允許出現任何差錯。
書寫信封時，在收信人姓名之后書寫的稱呼如“同志” 、“先生” 、“小姐”等等，是專供郵遞員或帶信人使用的，而并非是發信人對收信人所用的稱呼，因此像“大人” 、“愛妻” 、“小弟”之類的私人稱呼，是不宜出現的。
五 禮貌
寫信人在寫信時，要像真正面對收信人一樣，以必要的禮貌，去向對方表達自己的恭敬之意。其中的一個重要做法，就是要盡量多地使用謙詞與敬語。
例如，在信文前段稱呼收信人時，可使用諸如“尊敬的” 、“敬愛的”一類提稱詞。對對方的問候必不可少，對對方親友亦應依禮致意。在信文后段，還應使用規范的祝福語，等等。
商務信函的格式
商務信函主要是為開展業務而用的，其格式與一般書信有所區別，主要有：
一 稱謂
商務信函的稱謂應鄭重，私人信函中過分親昵的稱呼在這里是不適用的。
對于相對熟識的人，你可以稱“ × × × 先生”或“ × × × 女士” ，對于一般熟識的則可以稱其職務。這里的“熟識”可以是僅指通信聯系而從未謀面的情形。西
方此類信函在上述稱謂的前邊加“親愛的” ，我國習慣上加“尊敬的”一類詞。
商務信函在許多情形下是寫給不知姓名的人的，此時的稱呼可以有以下情形：只稱其為“先生”或“女士”（或“小姐”） ，且在前邊加上“尊敬的”一類字眼以職務相稱，如“經理先生” 、“編輯女士” 、“主持人小姐”一類均是。此外，這種情況下不能用太過泛泛的稱謂，否則可能收不到良好效果，比如稱“有關人士臺鑒” ，“有關人士”就可能覺得與己無關而擱置一邊。當然，如果能夠通過一些渠道打聽清楚你要聯系的人的姓名，要更好一些。
二 結尾
結尾的落款要求和開頭相對應，開頭是哪種關系程度的稱呼，落款也應是相應的程度。比如，稱呼是連姓帶名的“ × × × 先生” ，落款就是連姓帶名的“ × × × ” ；稱呼是不帶姓的“ × × 先生” ，落款就不帶姓。大企業、大單位的商務信函往往是打印的，但落款處還要有親筆簽名。
三 信箋和信封
一般的企、事業單位都有自己的專用信箋和信封。對于高規格的業務活動來說，對此兩項也有比較嚴格的要求。一般來說，信箋、信封都應有單位的名稱、徽標以及地址、電話，樣式上應穩重而具有吸引力，質地上盡可能優良，印刷上盡可能優美，借以表明單位的實力和形象。
附英文商務信函范文一則
２０ May ２００３（Date Line 日期）
Kee & Co ．， Ltd
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London ， UK（Inse Address 收信人地址）
Dear Sirs ：（Salutation 稱呼）
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